jenis perlengkapan kantor

Jenis-Jenis Perlengkapan dan Peralatan Kantor

Perlengkapan Kantor memiliki peranan yang cukup penting bagi pekerjaan instansi, perlengkapan kantor yang baik, cukup jumlahnya, beraneka ragam jenisnya akan semakin mempermudah pekerjaan para pegawainya. Contohnya saja, jika kita memiliki mesin printer pasti akan memudahkan kita untuk mencetak dokumen dikomputer tanpa harus pergi ke tempat rental komputer, contoh lainnya jika kita memiliki mesin fotocopy tentunya kita tidak perlu repot harus pergi ke tukang foto copy.

Berikut ini akan di jelaskanJenis-jenis Perlengkapan Kantor yang sering digunakan pada suatu instansi.

1. Perbekalan kantor (office suplies)

    (office suplies) yaitu benda-benda yang akan habis pemakainnya sehari-hari di kantor. Benda ini biasanya digunakan untuk kegiatan tulis menulis dan biasanya tidak tahan lama. Pengertian habis bukan berarti tidak ada bekasnya numun bisa masih ada tapi tidak dapat digunakan kembali.

Office Suplies

contoh perbekalan kantor

a) Macam-macam kertas (HVS, Stensil, karton, dorslagh, karbon dll)
b) Tinta, lem, karet penghapus, pita mesin tik.
c) Paper clip, jepitan kawat, staples.

2. Peralatan kantor (office appliences) 

Adalah segenap alat yang digunakan dalam pekerjaan tata usaha. Misalnya alat-alat bukan mesin, atk. 

Contoh peralatan kantor adalah sebagai berikut.

a) Bak surat (desk try)

desk try

b) Kalender meja (desk calender)
c) Mistar (ruler)
d) Pena (pen)
e) Tangkai pena (pen holder)

Pen holder

f) Gunting (shears)
g) Cap tanggal (band date)

band date

h) Bantalan cap (stamp pad)

stamp pad

3. Mesin-mesin kantor (office machine)

Segenap alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan tata usaha yang bekerja secara maknetik, elektronik dan mekanik. Contoh mesin-mesin kantor adalah sebagai berikut.

a) Mesin penghitung (calculating machine)

calculator

b) Mesin tulis (type writer)

manual type wryter

electric type writer

c) Mesin pengganda (reproducing machine)

1. Masukkan tinta ke developer unit.

2.    Catu daya listrik dipasang pada stop kontrak yang benar,sebaiknya menggunakan UPS/stabilizer sehingga aliran listrik stabil. Perlu diperhatikan bahwa aliran listrik tidak dibenarkan untuk dimatikan,biarkan pada posisi terkoneksi dengan aliran listrik,apabila dimatikan data yang ada pada mesin fotocopy akan hilang.

3.    Tekan tombol on-off dengan posisi on sampai tertulis ready to copy di layar LCD.

4.    Master ditempatkan pada kaca (mirror),lalu tutupkan cover di atasnya,pilih kertas sesuai ukuran yang dikehendaki.

5.    Tekan tombol nominal jumlah yang mau dikopi,lalu tekan tombol berwarna hijau,apabila kebanyakkan,tekan tombol penghenti sementara yang berwarna merah.

6.    Hitung jumlah kertas yang dikopi.

fotocopy

d) Mesin label (labeling machine)

labeling machine

e) Mesin penomor (numbering machine)

numbering machine

 f) Mesin-mesin komunikasi (pesawat kantor) misalnya telephone, fax, intercom.

g) Mesin perekam misalnya tape recorder, dictaphone, transcriber.
h) Ohp, lcd.

ohp

lcd infocus

Cara Menggunakan Infocus Proyetor:

1. Bawalah Infocus dengan hati hati, jangan sampai kena benturan atau kena panas berlebihan atau kena air, karena hal tersebut akan membuat Infocus Proyetor anda TAMAT.
2. Sambungkan Kabel Daya atau Kabel Power Infocus Proyektor dengan tepat dan kuat, jangan sampai lemah atau goyang (gampang copot), karena begituInfocus Proyektor dalam keadaan menyala dan tiba-tiba kabel power nya copot/lepas, maka dipastikan lampu Infocus Proyektor Anda akan Putus. Ini Pengalaman Pribadi saya, krn di kantor pernah kejadian. sebagai Informasi saja, harga Infocus Proyektor Rp. 4,5 Juta sedangkan harga lampu nya saja mencapai 2 juta. Mungkin Anda akan berfikir dari pada ganti lampu mending beli Infocus Proyektor yang baru.
3. Sambungkan Kabel Data ke Conector Infocus Proyektor yang tepat jangan sampai salah sambung, karena akan berakibat Gambar dari Laptop ga akan muncul di layar. kemudian kencangkan baut nya.
4. Sambungkan Kabel Data ke Laptop, kencangkan baut nya (kalau memang bisa dikencangkan).
5. Nyalakan Infocus Proyketor dengan menekan tombol ON, tergantung jenisInfocus Proyektor nya. ada tombol daya dan juga ada tombol ON dari Remote.
6. Setelah muncul gambar di layar berupa gambar bawaan dari Infocus Proyektor. nyalakan Laptop Anda. jika Laptop Anda sudah menyala terlebih dahulu sebelum Infocus Proyektor menyala, maka restart lah Laptop Anda.
7. Maka akan muncul Gambar di layar sesuai dengan tampilan di Laptop anda.
8. Selanjut nya silahkan anda setting sesuai keinginan anda, antara lain:

9.       

• Focus
• Tinggi dan Lebar gambar di layar
• Vertikal dan Horizontal nya
• dll
  Semuanya ada di menu Infocus Proyektor.
9. Jika tiba-tiba anda merasa letak Infocus proyektor nya salah, dan anda ingin memindahkannya. maka hati-hati, pastikan Infocus Proyektor anda dalam keadaan OFF yg di BENARKAN.nanti dibawah akan dijelaskan.
10. Jika ingin meng-edit File Presentasi atau mencari-cari file di laptop, sebaiknya kabel data Infocus Proyektor yang terhubung ke laptop di copot/cabut terlebih dahulu, agar tidak mengganggu pemandangan audiens/ peserta dan agar terlihat lebih profesional.
11. Anda juga bisa menggunakan Tombol FREEZE untuk membekukan gambar di layar, sembari anda mencari slide / file yang ingin anda tampilkan di layar.
12. Setelah presentasi selesai, saat nya anda mematikan Infocus Proyektor. Gunakanlah cara yang BENAR untuk mematikannya.

Cara yang BENAR ketika anda ingin memindahkan Infocus Proyektor dalam keadaaan menyala adalah dengan cara mematikannya / meng-OFF-kan terlebih dahulu. cara meng-OFF-kan yang benar adalah:

1. Tekan Tombol ON/OFF di panel MENU tombol Infocus Proyektor (letak tombol nya di bagian atas Infocus Proyektor). Ingat yang di tekan bukan saklar Power di bagian samping atau belakang Infocus Proyetor, tapi bagian atas, salah tekan, bisa TAMAT /Rusak Infocus Proyektor Anda).
2. Tekan lah dua kali tombol tersebut, krn dia akan konfirmasi/menanyakan kembali apakah kita yakin untuk mematikan Infocus Proyektor tersebut.
3. setelah itu, biarkan Infocus Proyektor selama 10 menit, sampai kipas pendingin Lampu Infocus Proyektor benar-benar berhenti berputar. jika anda langsung mencabut kabel power atau kabel daya dari sumber listri, di pastikan Infocus Proyektor anda TAMAT/ Rusak
4. Dekatkan telinga anda di Infocus Proyektor untuk mendengar kalau kipas pendingin lampu Infocus Proyektor tersebut sudah berhenti berputar. (hati-hati PANAS).
5. Jika sudah yakin berhenti berputar, baru lah anda boleh mencabut kabel power atau kabel daya nya. dan anda bisa memindahkan Infocus Proyektortersebut ke tempat atau posisi yang anda ingin kan, atau mungkin anda bisa menyimpannya di tas bawaannya untuk di bawa pulang

i) Komputer

computer

4. Perabot kantor (office furniture)

Yaitu benda-benda kantor yang umumnya terbuat dari bahan yang kuat seperti kayu atau baja yang digunakan untuk pekerjaan tata usaha.
a. Meja kantor
Meja kantor yang baik harus memenuhi beberapa persyaratan, diantaranya :

1. Dari permukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup, bagian bawahnya harus mempunyai kaki-kaki yang cukup terbuka untuk tempat peredaran udara.
2. Permukaan meja tidak berkilat-kilat agar tidak menyilaikan para pegawai yang memakainya.
3. Luas meja tidak terlampau berlebihan, karena luas meja yang berlebihan biasanya tidak dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tapi digunakan untuk fungsi yang lain.
4. Meja kantor ada beberapa jenis, dilihar dari ukuranya dan fungsinya jenis-jenis meja kantor adalah:

Ukuran Meja dan Fungsinya
Meja besar atau satu biro dengan ukuran p = 121,5 cm, l = 71 – 80 cm, t = 74 cm biasanya digunakan oleh direktur.

meja 1 biro

Meja sedang atau meja ½ biro dengan ukuran p = 96,5 cm, l = 71 cm, t = 74 cm biasanya digunakan oleh kepala bagian.

meja 1/2 biro

Meja biasa dengan ukuran p = 120 cm. l = 70 – 72 cm, t = 75 cm meja ini digunakan oleh pegawai biasa

meja biasa

Meja khusus sesuai dengan kegunannya juru tik, insinyur, desainer dll

computer desk

Meja rapat sesuai dengan jumlah peserta rapat kegiatan rapat atau pertemuan baik dalam jumlah besar maupun dalam jumlah kecil

meeting desk

b. Kursi.
Menurut Ralph Barnes kursi kantor yang baik harus memenuhi persyaratan antara lain :
a) Dapat diatur tinggi rendahnya.
b) Dibuat secara kokoh.
c) Disesuaikan dengan bentuk badan orang.
d) Mempunyai penyangga belakang.

kursi pimpinan

c. Lemari
Lemari di kantor dapat dibedakan berdasarkan kegunaanya, macam-macam lemari atau alat penyimpan di kantor antara lain:

1. Lemari-lemari warkat, lemari ini biasanya digunakan untuk menyimpan warkat atau dokumen yang belum difile atau belum disimpan.
2. Lemari rak, lemari yang digunakan untuk menyimpan dokumen seperti buku, laporan yang sudah dibundel atau dimasukan dalam odner.

lemari arsip

3. Lemari brandkas (cash box) lemari ini digunakan untuk menyimpan uang atau dokumen-dokumen penting dan surat berharga perusahaan.

cash box

4. Filling cabinet, alat untuk menyimpan dokumen yang telah selesai diproses dan dijadikan sebagai arsip perusahaan.

filling cabinet

5. Hiasan kantor (office ornament) 

Yaitu benda-benda kantor pada umumnya untuk menambah suasana menyenangkan di kantor. Berfungsi untuk menambah suasana indah di dalam kantor sehingga semangat kerja pegawai dapat meningkat, dengan adanya hiasan di kantor diharapkan dapat mengurangi stress pegawai sehingga kinerja meningkat.

Beberapa contoh hiasan kantor antara lain :
a) Bunga hidup atau pohon hidup.

flower in the vas

b) Lukisan-lukisan.
c) Akuarium
d) Lampu hias

lampu hias

6. Perabot kantor tempelan (office fixture) 

Yaitu perabot yang telah melekat menjadi satu dengan bangunan lain di kantor. Misalnya lemari yang telah menjadi satu dengan gedung, rak buku yang menempel di dinding.

lemari dalam dinding

7. alat bantu peraga 

Yaitu alat-alat yang digunakan untuk membantu kelancaran komunikasi antara penyaji dan pendengar misalnya tape recorder, LCD, televisi dll. Alat ini sangat penting ketika terjadi komunikasi antara penyaji dan pendengar untuk membantu meningkatkan pemahaman antar komunikan dan komunikator.
Beberapa contoh antara lain:
a) LCD, OHP.
b) Microphone

microphone

c) Video, Televisi.

tv led

Perlengkapan kantor tersebut seharusnya dapat meningkatkan kinerja pegawai kantor di suatu instansi. Penggunaan perlengkapan kantor juga harus diperhatikan agar perlengkapan kantor tersebut tidak mudah rusak, sehingga akan menghemat pengeluaran suatu kanto