Otomatisasi Adminitrasi Perkantoran

Otomatisasi dalam bahasa Inggris disebut automation memiliki padanan kata mechanization dan computerization (Lernout & Hauspie Speech Products N.V., 1993). Automation memiliki dua makna yaitu 1) the use of automatic equipment to save mental and manual labour (penggunaan peralatan otomatis untuk menghemat pikiran dan tenaga) dan 2) the automatic control of the manufacture of a product through its successive stages (kendali otomatis dalam pembuatan suatu produk dengan tahapan yang sistematis). Mechanization yang memiliki kata kerja mechanize memiliki arti give a mechanical caracter to (menerapkan sistem mekanis), dan compurization dengan kata kerja computerize mengandung makna 1) equip with a computer, install a computer in (menggunakan komputer) dan 2) store, perform, or produce by computer (menyimpan, melaksanakan, atau menghasilkan dengan komputer) (AND Complex for Windows, 1993).

Uraian definisi otomatisasi di atas, menunjukkan esensi makna otomatisasi yaitu proses penggunaan peralatan otomatis yang memiliki sistem kerja sistematis. Otomatisasi akan berdampak pada pengurangan penggunaan tenaga manusia,

Otomatisasi sangat berkaitan erat dengan mekanisasi dan komputerisasi. Hal ini mengisyaratkan bahwa otomatisasi berarti penggunaan alat-alat mekanis dan lebih khususnya komputer. Dengan kata lain, membahas otomatisasi berarti mengupas berbagai peralatan mekanis dan komputer, tentu saja dengan tetap memperhatikan relevansinya dengan objek yang diotomatisasi, dalam hal ini perkantoran.

Perkantoran merupakan kegiatan yang berhubungan dengan pelayanan (services) dalam perolehan, pencatatan, penyimpanan, penganalisaan, dan pengkomunikasian informasi. Cakupan aktivitas perkantoran meliputi kegiatan-kegiatan seperti pencatatan, pembuatan dan pengolahan naskah (word processing); penyajian/display, pengelompokan/sortir, dan kalkulasi data (spreadsheet); pengelolaan database; melakukan perjanjian,  pertemuan, dan penjadwalan (appointment); presentasi; korespondensi; dokumentasi; dan sebagainya.

Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer. Waluyo (2000) menegaskan bahwa era otomatisasi perkantoran dimulai bersamaan dengan berkembangnya teknologi informasi, penggunaan perangkat komputer untuk keperluan perkantoran.

Otomatisasi perkantoran sering juga diistilahkan dengan kegiatan perkantoran elektronis (electronic office/e-office). Perkantoran elektronis adalah aplikasi perkantoran yang mengganti proses administrasi berbasis manual ke proses berbasis elektronis dengan memnfaatkan fasilitas jaringan lokal (LAN).

Otomatisasi perkantoran tidak bisa dipisahkan dari teknologi perkantoran sebab otomatisasi merupakan bentuk pengembangan teknologi, dalam hal ini pergeseran dari teknologi manual kepada teknologi otomatis.

Pakpahan (2006) menjelaskan teknologi perkantoran sebagai berikut:

“Teknologi perkantoran adalah bagaimana proses mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim dan menyimpan bahan-bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin-mesin. Oleh karena itu perlu sekali mengenal tentang jenis mesin untuk keenam macam kegiatan itu dan bagaimana cara menggunkannya. Untuk dapat menggunakannya dengan baik perlu mengetahui ciri-ciri tiap-tiap mesin, cara kerjanya, bagian-bagiannya dan cara-cara pemeliharaannya”.

Paparan di atas mengisyaratkan bahwa otomatisasi perkantoran merupakan proses peralihan dalam teknologi perkantoran. Dengan kata lain, mempertegas definisi sebelumnya, bahwa otomatisasi perkantoran merupakan proses pengalihan metode pencatatan, penghimpunan, pengolahan, penggandaan, pengiriman, dan penyimpanan bahan-bahan keterangan dari metode manual yang banyak melibatkan tenaga manusia kepada metode otomatis yang banyak melibatkan operasi mesin otomatis bahkan komputer.

Sedikit mereview teknologi perkantoran yang lazim diterapkan, umumnya mencakup penggunaan peralatan yang dapat dikelompokkan sebagai berikut:

Dilihat dari tenaga penggeraknya, yaitu:

• Mesin manual ialah mesin-mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia.
• Mesin listrik (elektrik) ialah mesin-mesin yang digerakkan dengan tenaga listrik atau baterai.

Dilihat dari cara kerja dan komponen mesinnya:

• Mesin mekanik yaitu mesin-mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam operasinya.
• Mesin elektronik yaitu mesin-mesin dengan rangkaian komponen elektronik, berupa kabel-kabel.

Dilihat dari fungsinya dalam berbagai pekerjaan kantor, yaitu:

• Mesin-mesin untuk mencatat bahan keterangan diantaranya;
• Mesin tulis
• Mesin dikte
• Mesin penomor
• Asahan pensil
• Mesin-mesin untuk menghimpun bahan keterangan;
• Pembuka surat
• Mesin penjilid
• Hechtmachine
• Pemotong kertas
• Pencatat uang kas
• Mesin-mesin untuk mengolah bahan keterangan;
• Mesin jumlah
• Mesin hitung
• Komputer
• Mesin-mesin untuk memperbanyak bahan keterangan;
• Mesin stensil
• Mesin stencil spirtus
• Mesin fotocopi
• Mesin perekam sheet
• Mesin offset
• Berbagai mesin cetak
• Mesin-mesin untuk mengirmkan bahan keterangan;
• Telepon dan interphone
• Teleprinter
• Facsimile
• Mesin-mesin untuk menyimpan bahan keterangan;
• Mikrofilm
• Penghancur kertas
• Pelubang kertas/kartu

Otomatisasi penting dilakukan dalam upaya meraih efektivitas dan efisiensi proses/kegiatan perkantoran. Seiring dengan desakan global dan perkembangan teknologi informasi yang menuntut terselesaikan proses pengolahan informasi secara cepat dan akurat, kebutuahn peralihan metode dari manual ke otomatis sudah menjadi keniscayaan untuk segera dipenuhi. Namun, bukan berarti dengan serta merta meninggalkan seluruh proses manual dan memangkas tenaga kerja, sebab banyak aspek-aspek lain yang harus menjadi pertimbangan dalam melakukan otomatisasi.

Manfaat

Otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Bila diterapkan sebagai alat pemecah masalah, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah. Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat. Berikut ini adalah beberapa manfaat yang dapat diperoleh perusahaan dalam pemanfaatan sistem otomatisasi kantor:

1. Pendapatan yang Lebih Tinggi versus Penghindaran Biaya.
2. Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi computer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
3. Pemecahan masalah Kelompok/Tim.
4. Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.
5. Pelengkap–BukanPengganti.
6. Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional–percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.

 

kerugian penerapan otomasi perkantoran

Kerugian dari penerapan Otomasi Perkantoran serta berikan alasannya?
1.Perasaan cemas yang muncul dari karyawan untuk ketidakmampuan mengoperasikan peralatan kantor / system informasi yang canggih.
2. Rencana system informasi yang mendasarkan diri pada computer merupakan tugas pekerjaan yang rumit dan menantang. Hasil dari pemasangan peralatan baru tersebut tidak dapat langsung dirasakan. Biasanya kesalahan-kesalahan tersebut oleh karenanya perlu penyeliaan yang cukup.
3. Masalah keamanan. Harta kekayaan perusahaan yang berupa informasi penting dan rahasia sering menjadi incaran perusahaan pesaing. Dalam kasus ini perusahaan perlu juga memikirkan cara penggunaan yang paling tepat dan pengamanan bagi system informasinya.
4. Tantangan terhadap struktur organisasi. Dengan adanya system informasi yang baru maka akan merubah struktur organisasi yang sudah ada. Perubahan struktur organisasi yang baru akan berpengaruh terhadap kemampuan kelompok-kelompok kerja yang sudah terbentuk. Sehingga akan mengantarkan para karyawan pada situasi yang tertekan.
Sumber :Susanto, Slamet., Administrasi Kantor: Manajemen dan Aplikasi. Djambatan, Jakarta 2001

a. Pelanggaran kerahasiaan pribadi
Pada beberapa perusahaan jika rahasia perusahaan tidak dijaga dengan sepatutunya, orang lain akan menemukan bahwa kerahasiaan pribadi mereka telah dilanggar dan identitas mereka dicuri.
b. Dampak terhadap tenaga kerja
Walaupun Komputer meningkatkan produktivitasnya dan menciptakan ratusan ribu pekerjaan baru di seluruh industry, keahlian dari jutaan pekerja digantikan oleh computer. Jadi penting bagi pekerja untuk meningkatkan pendidikannya.
c. Resiko kesehatan
Penggunaan computer jangkan lama atau tidak dengan cara yang benar dapat menimbulkan cedera atau penyakit. Pengguna computer dapat melindungi dirinya dari resiko kesehatan melalui rancangan tempat kerja yang baik, sikap badan yang baik ketika menggunakan computer.

d. Dampak terhadap lingkungan
Limbah proses pembuatan computer yang menghabiskan sumber daya alam dan men cemarkan lingkungan.

Sumber : Vermaat, Cashman S., Discovering Computers: Fundamental 3rd ed., 2007

1. Information Anxiety
Banyaknya informasi yang diterima sering kali membuat kita kesulitan dalam
memilah prioritas dan menentukan kebenaran informasi tersebut. Bahkan tidak
jarang orang percaya begitu saja terhadap informasi yang diterimanya, tanpa
terlebih dahulu menyelidiki kebenaran dari informasi yang dia terima. Sebagai
contoh banyaknya kasus penipuan dengan hadiah yang cukup menggiurkan, sehingga
tidak jarang banyak yang terjebak oleh informasi tersebut.
2. Dehumanization
Hilangnya penghargaan atas nilai seseorang sebagai individu, digantikan dengan
sederet angka identitas.
3. Health Issues
Stress yang ditimbulkan oleh penggunaan peralatan dan aplikasi berbasis
teknologi informasi pengaruh radiasi gelombang elektromagnetik terutama pada
ponsel, pengaruh radiasi layar monitor, masalah persendian akibat kesalahan
penggunaan keyboard dan mouse, masalah ergonomis, dsb.
4. Lost of Privacy
Identitas digital yang dimiliki setiap orang membuat keberadaan orang tersebut
selalu terdeteksi. Selain itu pemantauan CCTV secara kontinu akan mengganggu
privasi dan kesehatan kita. Contoh : Di Inggris ada 4,2 juta CCTV. 1 juta
diantaranya ada di London, secara rata-rata seorang warga London akan tertangkap
di 300 CCTV per hari.
5. Cookies
Semakin banyak informasi yang kita tampilkan dan share di internet, dengan atau
tanpa kita sadari yang membuat peluang penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak
berwenang. Contoh : Facebook, Twitter, Friendster.
6. Digital Gap
Semakin nyata adanya kesenjangan antara kelompok yang menguasai TI dengan
kelompok yang tidak menguasai TI, baik dalam keseharian maupun dalam pekerjaan.

7. Possible Massive Unemployment
Implementasi TI secara besar-besaran dapat membawa dampak peningkatan jumlah pengurangan tenaga kerja, baik melalui PHK maupun menyempitnya peluang kerja bagi tenaga kerja yang tidak menguasai TI. Padahal belum tentu orang-orang yang tidak menguasai TI tidak memiliki kompetensi yang handal.

8. Impact of Globalization on Culture
Semakin menipisnya nilai-nilai budaya lokal akibat pengaruh globalisasi.
Contohnya melalui internet, kita bisa mengunduh (download) lagu. Hanya saja, dari lagu yang diunduh tersebut, hampir tidak ada jenis lagu daerah. Sebagian besar adalah lagu-lagu modern dan bahkan lagu asing. Hal ini tentunya akibat dari perkembangan globalisasi, sehingga tidak jarang orang-orang (apalagi anak muda) menjadi malu jika masih melestarikan hal-hal kuno, seperti misalnya lagu daerah.

Dampak otomatisasi akibat dari penerapan otomasi perkantoran dengan mengganti tenaga manusia ke tenaga mesin adalah sesuatu yang biasa terjadi yang bias disamakan dengan penggantian tenaga kerja yang satu oleh yang lainnya. Apabila setiap perubahan dalam lingkungan kerja mengakibatkan perubahan sikap para karyawan maka manajer kantor harus senantiasa menanamkan pengertian pada mereka tentang arti penting dari perubahan-perubahan tersebut.
Efisiensi hanya bisa dicapai jika manusia dan mesin dimasukkan dalam tujuan perusahaan yang ingin dicapai. Yang perlu diperhitungkan dalam penyusunan rencana tersebut adalah perhatian, minat, rasa frustasi, kemampuan, keinginan mengembangkan karier. Yang paling penting adalah kerjasama diantara personil sejak awal perencanaan pemasangan computer.
Dengan melibatkan mereka dalam pengkajian dampak perubahan system dan prosedur yang baru akan diterapkan, diharapkan mereka akan lebih mudah menyadarinya, sehingga mereka akan lebih mudah menyadarinya. Dan pada akhirnya karyawan akan semakin meningkatkan prestasi kerjanya yang bisa dicapai dari pengunaan alat-alat otomatik di masa akan datang

Contoh

Salah satu penggunaan otomatisasi kantor yang terkenal saat ini adalah penggunaan Video Conference dimana teknologi komunikasi ini memungkinkan dua orang atau lebih dapat berkomunikasi secara langsung tanpa mengenal batasan waktu dan tempat. Video Conference ini sangat berguna bagi para manajer di satu tempat untuk bertukar informasi dengan manajer lain di wilayah lain (misal luar negeri) untuk memahami fenomena yang terjadi. Teknologi ini tentu saja dapat menghemat biaya, waktu dan tenaga yang sangat besar dibandingkan para manajer tersebut harus bertemu tatap muka di suatu tempat.